秘書検定 頻出一問一答
頻出テーマから50問。答えを思い浮かべてから開くと定着が早まります。
頻出一問一答
全50問Q1秘文書を社外へ郵送する必要があるときの取り扱いとして最も適切なものはどれか。
答え：封筒の外からは内容が分からないようにし、書留など追跡できる方法で送る
秘文書は中身が分からないようにし、配達記録の残る方法で送る。封筒表に「秘」と大書しない。
Q2「もらう」の尊敬語(相手が受け取る動作を高める語)として正しいものはどれか。
答え：お受け取りになる
「いただく」「頂戴する」「賜る」はいずれも謙譲語。相手の受領を高めるなら「お受け取りになる」。
Q3「イニシアチブ」の意味として正しいものはどれか。
答え：主導権。
イニシアチブ(initiative)は主導権・率先して物事を進める力を意味する。
Q4来客に対し「こちらで少し待ってほしい」と伝えるときの適切な言い方はどれか。
答え：こちらで少々お待ちくださいませ
「お待ちください(ませ)」が正しい尊敬の依頼表現。「お待ちして」は謙譲語の誤用。
Q5上司の代理として秘書が行ってよい範囲として最も適切なものはどれか。
答え：あらかじめ上司から委任された範囲の連絡・調整などの事務を行う。
代理は委任された範囲に限られ、意思決定や条件確定など本来の権限は代行できない。
Q6名刺を切らしてしまい来客に渡せないときの秘書の対応として最も適切なものはどれか。
答え：名刺を切らしている旨をわび、口頭で社名・氏名を名乗る
名刺がないときは「あいにく名刺を切らしておりまして」とわび、口頭で名乗る。
Q7事務室の整理整頓(環境整備)の心得として最も適切なものはどれか。
答え：通路や非常口をふさがず、書類や備品は所定の位置に戻す
整理整頓は安全(通路・非常口の確保)と能率(定位置管理)の両面で重要である。
Q8社外文書の構成で、本文の後に書く「結びの挨拶」の例として適切なものはどれか。
答え：今後ともよろしくお願い申し上げます。
結びの挨拶は「今後ともよろしくお願い申し上げます」など。「拝啓」は頭語、「記」「以上」は記書き。
Q9「タイアップ」の意味として正しいものはどれか。
答え：提携・協力すること。
タイアップ(tie-up)は、企業同士などが提携・協力することをいう。
Q10略語「EC」が一般に表す意味として最も適切なものはどれか。
答え：電子商取引
EC(Electronic Commerce)はインターネットなどを通じた電子商取引。
Q11「ボトルネック」のビジネス上の意味として最も適切なものはどれか。
答え：全体の進行や能率を妨げている、最も滞りやすい箇所のこと。
ボトルネック(瓶の首)は、工程全体の能力を制約する隘路を指す。
Q12秘書が上司の仕事を補佐するうえで、職務知識として把握しておくべきこととして最も適切なものはどれか。
答え：上司の担当業務・取引先・社内の組織や決裁の流れなど、仕事に関わる事柄。
秘書は上司の担当業務・取引先・組織や決裁の流れなど、補佐に必要な職務知識を把握しておく。私生活や他人の処遇の詮索は不要である。
Q13消費税のように、税を負担する人と納める人が異なる税を何というか。
答え：間接税
間接税は、税を負担する人(消費者)と納める人(事業者)が異なる税で、消費税が代表例である。所得税などは直接税。
Q14特に丁寧な改まった文書で用いる頭語「謹啓」の結語として適切なのはどれか。
答え：謹白(または敬白)
「謹啓」には「謹白」「敬白」が対応する。よりあらたまった慶弔文書等に用いる。
Q15上司宛ての郵便物を秘書が整理するときの対応として最も適切なものはどれか。
答え：私信・親展は開封せず、業務上のものは仕分けして上司に渡す。
私信・親展は開封せず本人に渡し、業務上のものは仕分けて渡す。親展の無断開封や、勝手な廃棄は不適切である。
Q16「会う」の謙譲語として正しいものはどれか。
答え：お目にかかる
「会う」の謙譲語は「お目にかかる」。「お会いになる」「会われる」は尊敬語、「お目にかける」は「見せる」の謙譲語。
Q17約束手形に関する説明として最も適切なものはどれか。
答え：振出人が一定の期日に一定の金額を支払うことを約束した証券である。
約束手形は、振出人が受取人に対し、一定の期日に一定の金額を支払うことを約束する有価証券である。支払いを命じるのは為替手形である。
Q18取引先の社員が入院したと聞いたときに出す文書はどれか。
答え：見舞状
病気・災害などの際に相手を気遣って出すのが見舞状。
Q19略語「PR」がビジネスで一般に表す意味として最も適切なものはどれか。
答え：広報(パブリックリレーションズ)
PRはPublic Relationsの略で、企業と社会・公衆との関係づくり=広報。
Q20秘書に求められる「口の堅さ」の具体例として最も適切なものはどれか。
答え：上司の人事に関する話を耳にしても、家族や親しい同僚にも一切話さない。
機密保持は相手を選ばず徹底する。誰が相手でも、また自己判断で公開可否を決めず、口外しないのが秘書の鉄則。
Q21上司の健康面への配慮として、秘書が行う機能補佐で最も適切なものはどれか。
答え：予定が過密にならないよう、移動や休憩の時間にもゆとりを持たせて組む。
上司が能率よく働けるよう、移動・休憩のゆとりを見込んで予定を組むのは機能補佐の一つ。無断取り消しは権限を超える。
Q22文書を内容のテーマ(件名)ごとに分類して整理する方法を何というか。
答え：主題別(件名別)整理
主題(テーマ)ごとに分ける整理。相手先別・五十音別とは分類軸が異なる。
Q23「持株会社(ホールディングス)」の説明として最も適切なものはどれか。
答え：他の会社の株式を持ち、その会社を支配・管理することを主な事業とする会社。
持株会社は、他社の株式を保有してその会社を支配・管理することを主な事業とする会社で、企業グループの統括に用いられる。
Q24「ステークホルダー」の意味として最も適切なものはどれか。
答え：企業の活動に利害関係を持つ人や組織(株主・顧客・従業員・取引先など)。
ステークホルダー(stakeholder)は、企業の活動に利害関係を持つ人や組織(株主・顧客・従業員・取引先・地域社会など)を広く指す。
Q25神式の葬儀(神葬祭)での不祝儀袋の表書きとして適切なのはどれか。
答え：御玉串料(または御榊料)
神式は「御玉串料」「御榊料」などを用いる。「御仏前」「御香典」は仏式の表書き。
Q26和食で禁じられる箸使い(忌み箸)として正しいものはどれか。
答え：迷い箸(どれを取ろうか料理の上で箸を迷わせる)
迷い箸・刺し箸・寄せ箸などは忌み箸として避ける。箸置きの使用や取り箸は正しい作法。
Q27上司の在否を取引先に尋ねられたとき、機密保持の観点で最も適切な対応はどれか。
答え：上司の許可なく出張先や私的な居所など詳細は明かさず、対応可能な範囲で取り次ぐ
在否や所在の詳細・連絡先は無断で開示しないのが機密保持の基本。
Q28オフィスの室温・空調の管理について、来客や執務に配慮した対応として適切なものはどれか。
答え：季節に応じて適温・適湿を保ち、来客時にも快適にしておく
執務・来客に適した温湿度を保つのが環境整備。極端な設定は健康や応対に支障をきたす。
Q29「定款」を変更するには、原則としてどの機関の決議が必要か。
答え：株主総会(特別決議)
定款変更は会社の根本規則の変更で、株主総会の特別決議による。
Q30上司への報告・連絡・相談(報連相)に関する説明として最も適切なものはどれか。
答え：悪い情報ほど早く正確に報告する。
報連相では、悪い情報やトラブルほど早く正確に報告することが重要である。後回しにすると対応が遅れ被害が拡大する。
Q31上司の私的な交際範囲(知人・友人)の情報について、秘書の扱いとして最も適切なものはどれか。
答え：業務に必要な範囲で把握し、外部にはみだりに漏らさない
上司の交際情報は機密に準じる。補佐に必要な範囲で把握し、外部に漏らさない。
Q32「ハラスメント」の意味として最も適切なものはどれか。
答え：相手を不快にさせ、尊厳を傷つける嫌がらせ
ハラスメントは嫌がらせ・いじめの総称。セクハラ・パワハラなどがある。
Q33受け取った相手の名刺を、商談中に置いておく場所として適切なのはどれか。
答え：テーブルの上、名刺入れの上に置いて商談が終わるまで確認できるようにする
受け取った名刺は商談中テーブル上(名刺入れの上など)に置き、相手を確認しながら話すのが礼儀。
Q34受信した文書(郵便物)を処理する手順として最も適切なものはどれか。
答え：開封・日付印の押印・分類をし、上司あての親展は開封せず渡す
受信文書は開封・受付日付の記録・分類をするが、親展は開封せず本人に渡す。
Q35ファイリングで、関連書類を取引先や案件ごとにまとめる整理方法を何というか。
答え：相手先別(取引先別)整理
取引先や案件ごとにまとめるのが相手先別整理で、相手単位で探すときに便利。
Q36ある時点での内訳(構成比・割合)を一目で示すのに最も適したグラフはどれか。
答え：円グラフ
全体に占める各項目の割合(構成比)を示すには円グラフが適する。
Q37「年功序列」の説明として最も適切なものはどれか。
答え：勤続年数や年齢に応じて地位や賃金が上がっていく仕組み。
年功序列は、勤続年数や年齢の高さに応じて地位や賃金が上がっていく日本の伝統的な人事慣行である。
Q38「見せる」をへりくだって述べる謙譲語として正しいものはどれか。
答え：お目にかける(ご覧に入れる)
「見せる」の謙譲語は「お目にかける」「ご覧に入れる」。「拝見する」は「見る」の謙譲語。
Q39「稟議書(りんぎしょ)」の説明として最も適切なものはどれか。
答え：担当者が起案し、関係者・上位者の承認(押印)を順に得て決裁する社内文書
稟議書は案件を関係者に回して承認を得る社内決裁文書。
Q40「コーポレートガバナンス」の意味として最も適切なものはどれか。
答え：企業が健全に経営されるよう監視・統制する企業統治の仕組み。
コーポレートガバナンス(企業統治)は、経営が健全・適切に行われるよう監視・統制する仕組みをいう。
Q41始業前や昼休みなど、相手が忙しいと思われる時間帯に電話をかける際の配慮として最も適切なものはどれか。
答え：急用でない限り、相手の都合の悪い時間帯は避けてかける
始業直後・昼休み・終業間際など相手の都合の悪い時間は避けるのが配慮。
Q42「フィックス」と対比される「ペンディング」の意味として最も適切なものはどれか。
答え：結論を出さずに保留・先送りすること
ペンディング(pending)は未決・保留の状態。フィックスは確定。
Q43電話で相手の名前を尋ねるときの言い方として最も適切なものはどれか。
答え：「失礼ですが、お名前をお聞かせ願えますでしょうか。」
へりくだりつつ丁寧に尋ねる言い方が適切。「申してください」は謙譲語の誤用。
Q44「予算」と「実績」を比べて差異を分析することを一般に何管理というか。
答え：予算管理(予実管理)
予算と実績を比較し差異を把握・対策することを予算管理(予実管理)という。
Q45祝い状(取引先の新社屋落成や開業を祝う社交文書)を書くときの心得として最も適切なものはどれか。
答え：時機を逃さずできるだけ早く出し、お祝いの気持ちを率直に述べる。
祝い状は時機を逃さず早く出すのが肝心。慶事では忌み言葉を避け、前文を省いて祝意から入ることも多い。
Q46列車(進行方向のある座席)での上座として一般的に正しいものはどれか。
答え：進行方向に向かって窓側の席。
列車では進行方向を向いた窓側が最上席、次が進行方向向きの通路側とされる。
Q47「配当」の説明として最も適切なものはどれか。
答え：会社が利益の一部を株主に分配すること。
配当とは、株式会社が得た利益の一部を、出資者である株主に対して分配することをいう。
Q48上司から渡された原稿を清書する際、文中に明らかな誤字を見つけたときの秘書の対応として最も適切なものはどれか。
答え：勝手に直さず、上司に確認してから訂正する
原稿の内容にかかわる訂正は作成者(上司)の意図を損なう恐れがあるため、確認してから直す。
Q49決算で得た利益のうち、株主に分配せず会社内に蓄えておく部分を何というか。
答え：内部留保
内部留保=利益のうち社外流出させず社内に積み立てる部分。配当は株主への分配。
Q50会議で多数決により議案が認められ成立することを表す語はどれか。
答え：可決
可決=賛成多数で議案が認められること。反対多数なら否決。
