秘書検定 頻出一問一答
頻出テーマから20問。答えを思い浮かべてから開くと定着が早まります。
頻出一問一答
全20問Q1秘文書を社外へ郵送する必要があるときの取り扱いとして最も適切なものはどれか。
答え：封筒の外からは内容が分からないようにし、書留など追跡できる方法で送る
秘文書は中身が分からないようにし、配達記録の残る方法で送る。封筒表に「秘」と大書しない。
Q2「もらう」の尊敬語(相手が受け取る動作を高める語)として正しいものはどれか。
答え：お受け取りになる
「いただく」「頂戴する」「賜る」はいずれも謙譲語。相手の受領を高めるなら「お受け取りになる」。
Q3「イニシアチブ」の意味として正しいものはどれか。
答え：主導権。
イニシアチブ(initiative)は主導権・率先して物事を進める力を意味する。
Q4来客に対し「こちらで少し待ってほしい」と伝えるときの適切な言い方はどれか。
答え：こちらで少々お待ちくださいませ
「お待ちください(ませ)」が正しい尊敬の依頼表現。「お待ちして」は謙譲語の誤用。
Q5上司の代理として秘書が行ってよい範囲として最も適切なものはどれか。
答え：あらかじめ上司から委任された範囲の連絡・調整などの事務を行う。
代理は委任された範囲に限られ、意思決定や条件確定など本来の権限は代行できない。
Q6名刺を切らしてしまい来客に渡せないときの秘書の対応として最も適切なものはどれか。
答え：名刺を切らしている旨をわび、口頭で社名・氏名を名乗る
名刺がないときは「あいにく名刺を切らしておりまして」とわび、口頭で名乗る。
Q7事務室の整理整頓(環境整備)の心得として最も適切なものはどれか。
答え：通路や非常口をふさがず、書類や備品は所定の位置に戻す
整理整頓は安全(通路・非常口の確保)と能率(定位置管理)の両面で重要である。
Q8社外文書の構成で、本文の後に書く「結びの挨拶」の例として適切なものはどれか。
答え：今後ともよろしくお願い申し上げます。
結びの挨拶は「今後ともよろしくお願い申し上げます」など。「拝啓」は頭語、「記」「以上」は記書き。
Q9「タイアップ」の意味として正しいものはどれか。
答え：提携・協力すること。
タイアップ(tie-up)は、企業同士などが提携・協力することをいう。
Q10略語「EC」が一般に表す意味として最も適切なものはどれか。
答え：電子商取引
EC(Electronic Commerce)はインターネットなどを通じた電子商取引。
Q11「ボトルネック」のビジネス上の意味として最も適切なものはどれか。
答え：全体の進行や能率を妨げている、最も滞りやすい箇所のこと。
ボトルネック(瓶の首)は、工程全体の能力を制約する隘路を指す。
Q12秘書が上司の仕事を補佐するうえで、職務知識として把握しておくべきこととして最も適切なものはどれか。
答え：上司の担当業務・取引先・社内の組織や決裁の流れなど、仕事に関わる事柄。
秘書は上司の担当業務・取引先・組織や決裁の流れなど、補佐に必要な職務知識を把握しておく。私生活や他人の処遇の詮索は不要である。
Q13消費税のように、税を負担する人と納める人が異なる税を何というか。
答え：間接税
間接税は、税を負担する人(消費者)と納める人(事業者)が異なる税で、消費税が代表例である。所得税などは直接税。
Q14特に丁寧な改まった文書で用いる頭語「謹啓」の結語として適切なのはどれか。
答え：謹白(または敬白)
「謹啓」には「謹白」「敬白」が対応する。よりあらたまった慶弔文書等に用いる。
Q15上司宛ての郵便物を秘書が整理するときの対応として最も適切なものはどれか。
答え：私信・親展は開封せず、業務上のものは仕分けして上司に渡す。
私信・親展は開封せず本人に渡し、業務上のものは仕分けて渡す。親展の無断開封や、勝手な廃棄は不適切である。
Q16「会う」の謙譲語として正しいものはどれか。
答え：お目にかかる
「会う」の謙譲語は「お目にかかる」。「お会いになる」「会われる」は尊敬語、「お目にかける」は「見せる」の謙譲語。
Q17約束手形に関する説明として最も適切なものはどれか。
答え：振出人が一定の期日に一定の金額を支払うことを約束した証券である。
約束手形は、振出人が受取人に対し、一定の期日に一定の金額を支払うことを約束する有価証券である。支払いを命じるのは為替手形である。
Q18取引先の社員が入院したと聞いたときに出す文書はどれか。
答え：見舞状
病気・災害などの際に相手を気遣って出すのが見舞状。
Q19略語「PR」がビジネスで一般に表す意味として最も適切なものはどれか。
答え：広報(パブリックリレーションズ)
PRはPublic Relationsの略で、企業と社会・公衆との関係づくり=広報。
Q20秘書に求められる「口の堅さ」の具体例として最も適切なものはどれか。
答え：上司の人事に関する話を耳にしても、家族や親しい同僚にも一切話さない。
機密保持は相手を選ばず徹底する。誰が相手でも、また自己判断で公開可否を決めず、口外しないのが秘書の鉄則。